Privacy

Inleiding

Altena Group verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, potentiele klanten en andere contactpersonen. Wij doen dit om een eventuele overeenkomst uit te kunnen voeren. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en op welke manier we uw persoonsgegevens verwerken.

Wij hebben geen Functionaris Gegevensbescherming in dienst, maar we staan u graag te woord met vragen over ons privacybeleid op post@altena.com.

Welke persoonsgegevens verwerkt Altena Group?

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken, afhankelijk van de producten of diensten die u afneemt of gebruikt:

• Voor- en achternaam
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadresgegevens
• Locatiegegevens
• BTW-nummer
• Contactgeschiedenis

Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een aanmelding op onze website, in correspondentie en telefonisch:

• Wettelijke verplichtingen

Een klein deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen:

• Nieuwsbrieven en mailings

Incidenteel sturen wij nieuwsbrieven en/of mailings. Soms zijn deze gepersonaliseerd op basis van bepaalde acties die u hebt ondernomen of producten en/of diensten die u bij ons afneemt. U heeft altijd de mogelijkheid om uw voorkeuren voor het ontvangen van nieuwsbrieven en mailings aan te passen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Altena Group neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen (algoritmes) die nadelige gevolgen kunnen hebben voor u.

Rechten van betrokkenen

Onder de AVG heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons uiterste best om hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Heeft u tips of opmerkingen? Laat het ons dan weten! Om van uw rechten gebruik te maken kunt u contact met ons opnemen via post@altena.com.

• Informatie en inzage: uiteraard kunt u inzien welke persoonsgegevens we van u verwerken. We vertellen u dan ook graag meer over het hoe en waarom we die gegevens verwerken.
• Rectificatie: heeft u het idee dat we verkeerde gegevens van u hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
• Vergetelheid: u kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden (administratie of ontdubbeling bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
• Beperking: heeft u het idee dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kunt u die verwerking ook laten beperken.
• Bezwaar (verzet): voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
• Overdraagbaarheid: dit is een nieuw recht onder de AVG om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan even contact met ons op.

Daarnaast kunt u ook:

• Toestemming intrekken: bijvoorbeeld voor het ontvangen van e-mailings. Als u toestemming voor een andere verwerking wil intrekken, kunt u contact met ons opnemen. Dit kan via post@altena.com.
• Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): denkt u dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving? Dan horen we dat natuurlijk graag. U kunt hierover na 25 mei 2018 ook een klacht indienen bij de AP.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.

Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk twee jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk twee jaar na ons laatste contact worden verwijderd. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Grondslagen van de verwerkingen:

Zolang hierboven toegelicht verwerken wij sommige gegevens voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, sommige voor het uitvoeren van een overeenkomst en de meeste voor het uitvoeren van het gerechtvaardigd belang van Altena Group: het uitvoeren van onze doelstelling. Wilt u meer weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken, neem dan contact met ons op.

Doorgifte aan derden

In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die producten en/of diensten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt.

Hoe Altena Group uw persoonsgegevens beveiligt

We nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via post@altena.com.

• Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
• We versturen uw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (SSL). Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje.
• Toegang tot persoonsgegevens vanaf mobiele apparaten is ingeperkt en wordt actief gemonitord.

DKIM zijn internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

Cookie verklaring

Altena Group maakt gebruik van cookies. Dit doen wij zodat wij op de hoogte kunnen blijven van het onderhoud van de website en om het websiteverkeer te analyseren door middel van Google Analytics.

Lees hier meer over in ons Cookiebeleid